KVKK Aydınlanma Metni

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ

www.otomstore.com

1. VERİ SORUMLUSU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla OTOM TEKNİK TEKSTİL ENDÜSTRİ A.Ş. (“Şirket”) tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir. İşbu Aydınlatma Metni, Kanun'un 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak hazırlanmıştır.

Unvan

OTOM TEKNİK TEKSTİL ENDÜSTRİ A.Ş.

Adres

Yazlık Mahallesi Adnan Menderes Caddesi No:201 Serdivan / Sakarya

Telefon

0850 224 68 66

E-Posta

bilgi@otomconcept.com

İnternet Sitesi

www.otomstore.com

2. AYDINLATMA METNİNİN KAPSAMI

İşbu Aydınlatma Metni; www.otomstore.com alan adlı internet sitesini (“Site”) ziyaret eden, Site üzerinde üyelik oluşturan, üye olmaksızın misafir sıfatıyla alışveriş yapan, sipariş veren veya adına teslimat yapılan, elektronik bülten aboneliği oluşturan, sipariş takibi gerçekleştiren yahut çağrı merkezi, e-posta veya WhatsApp hattı üzerinden Şirketimiz ile iletişime geçen gerçek kişilerin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin usul ve esasları açıklamaktadır.

Şirketimizin çalışanları, çalışan adayları, tedarikçileri ve iş yeri ziyaretçileri gibi diğer ilgili kişi gruplarına yönelik aydınlatma metinleri ayrıca düzenlenmekte olup işbu metin yalnızca Site üzerinden yürütülen süreçleri kapsamaktadır.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

Site üzerinden sunulan hizmetler kapsamında, ilgili kişi grubuna ve kullanılan hizmete bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenmektedir:

Veri Kategorisi

İşlenen Kişisel Veriler

Kimlik Bilgisi

Ad, soyad; fatura düzenlenmesinin gerekli olduğu hâllerde T.C. kimlik numarası; müşteri/üye numarası

İletişim Bilgisi

Cep telefonu numarası, e-posta adresi, teslimat adresi, fatura adresi

Müşteri İşlem Bilgisi

Sipariş numarası ve içeriği, sepet ve alışveriş geçmişi, fatura bilgileri, teslimat ve kargo takip kayıtları, iade, değişim ve cayma hakkı kayıtları, talep ve şikâyet kayıtları, çağrı merkezi ve WhatsApp yazışma kayıtları, bülten aboneliği kayıtları

Finans Bilgisi

Ödeme yöntemi ve tahsilat bilgileri, havale/EFT ile ödemelerde ve iade süreçlerinde banka hesap ve IBAN bilgisi, taksit ve tutar bilgileri (kredi kartı bilgileri Şirket sistemlerinde saklanmamakta; ödeme işlemleri bankalar ve yetkili ödeme kuruluşları aracılığıyla gerçekleştirilmektedir)

İşlem Güvenliği Bilgisi

IP adresi, kullanıcı adı ve şifrelenmiş parola bilgisi, üyelik giriş-çıkış ve işlem (log) kayıtları, cihaz, tarayıcı ve işletim sistemi bilgisi, çerez kayıtları, internet trafik verileri

Pazarlama Bilgisi

Çerezler aracılığıyla elde edilen gezinme ve alışveriş alışkanlığı verileri, kampanya ve bülten tercihleri, ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtları

Hukuki İşlem Bilgisi

Olası bir uyuşmazlık hâlinde adli ve idari merciler ile yapılan yazışmalar, dava ve icra dosyalarındaki bilgiler

Şirketimiz, Site üzerinden özel nitelikli kişisel veri (sağlık, biyometrik veri, dernek üyeliği ve benzeri) talep etmemekte ve işlememektedir. Form alanlarına ve serbest metin kutularına özel nitelikli kişisel veri girilmemesi önem arz etmektedir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Kişisel verileriniz, Kanun'un 4. maddesindeki genel ilkelere uygun olarak aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

•       Üyelik kaydının oluşturulması, üyelik sözleşmesinin kurulması ve ifası ile üye hesabına ilişkin işlemlerin yürütülmesi,

•       Mesafeli satış sözleşmesinin kurulması ve ifası; siparişlerin alınması, işleme konulması, ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi,

•       Ürünlerin sevkiyatı ve teslimatının sağlanması; sipariş ve kargo süreçlerine ilişkin SMS ve e-posta yoluyla bilgilendirme yapılması,

•       Fatura düzenlenmesi; muhasebe, finans ve kayıt saklama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,

•       Cayma hakkı, iade, değişim ve garanti süreçlerinin 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği'ne uygun olarak yürütülmesi,

•       Talep ve şikâyetlerin alınması, değerlendirilmesi ve sonuçlandırılması; müşteri memnuniyeti süreçlerinin yönetilmesi,

•       Onay vermiş olmanız hâlinde kampanya, indirim ve tanıtım içerikli ticari elektronik iletilerin gönderilmesi; genel ve kişiye özel pazarlama faaliyetlerinin yürütülmesi,

•       Açık rızanızın bulunması hâlinde çerezler aracılığıyla tercih ve alışkanlıklarınızın analiz edilmesi, Site deneyiminin kişiselleştirilmesi ve yeniden pazarlama çalışmalarının yapılması,

•       Site ve bilgi güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim ve dolandırıcılık girişimlerinin tespiti ile 5651 sayılı Kanun kapsamındaki kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,

•       Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi ve hukuki yükümlülüklerin ifası,

•       Olası uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi; Şirket haklarının tesisi, kullanılması ve korunması,

•       Hizmet kalitesinin ölçülmesi, iş süreçlerinin iyileştirilmesi ile denetim ve raporlama faaliyetlerinin yürütülmesi.

5. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz; Site üzerindeki üyelik, sipariş, sipariş takibi ve bülten formları, çerezler ve benzeri teknolojiler, e-posta, 0850 224 68 66 numaralı telefon hattı ve WhatsApp iletişim kanalı ile kargo firmaları, bankalar ve ödeme kuruluşlarından iletilen bilgiler vasıtasıyla; tamamen veya kısmen otomatik yollarla yahut bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, Kanun'un 5. maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir:

İşleme Faaliyeti

Hukuki Sebep

Üyelik ve mesafeli satış sözleşmelerinin kurulması ve ifası; sipariş, ödeme, teslimat, iade ve garanti süreçleri

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması (m.5/2-c)

Fatura düzenlenmesi, kayıtların saklanması, 5651 sayılı Kanun kapsamında trafik kayıtlarının tutulması, yetkili makam taleplerinin karşılanması

Kanunlarda açıkça öngörülmesi (m.5/2-a); veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m.5/2-ç)

Talep ve şikâyet kayıtlarının tutulması; olası uyuşmazlıklarda ispat

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması (m.5/2-e)

Site ve işlem güvenliğinin sağlanması, hizmet kalitesinin geliştirilmesi, misafir alışverişlerinde sipariş iletişimi

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m.5/2-f)

Ticari elektronik ileti gönderimi; zorunlu olmayan çerezler; kişiselleştirilmiş pazarlama ve profilleme

Açık rıza (m.5/1)

 

Açık rızaya dayalı işleme faaliyetleri bakımından açık rızanızı dilediğiniz zaman, herhangi bir gerekçe göstermeksizin geri alma hakkınız bulunmaktadır. Açık rızanın geri alınması, geri alma anına kadar yapılan işlemlerin hukuka uygunluğunu etkilemez. Ticari elektronik ileti onayları ayrıca 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun uyarınca İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden yönetilebilmektedir.

6. ÇEREZLER

Site üzerinde; oturumun sürdürülmesi ve temel işlevlerin çalışması için zorunlu çerezler ile tercihlerin hatırlanmasına, kullanımın analiz edilmesine ve pazarlama faaliyetlerine yönelik zorunlu olmayan çerezler kullanılmaktadır. Zorunlu çerezler Kanun'un 5. maddesinin (2) numaralı fıkrasının (c) ve (f) bentlerine; işlevsel, performans-analitik ve pazarlama/hedefleme çerezleri ise açık rızanıza dayanılarak çalıştırılmaktadır. Çerezlerin türleri, kullanım amaçları, saklama süreleri ve çerez tercihlerinin nasıl yönetileceğine ilişkin ayrıntılı bilgiye Site'de yayımlanan Çerez Politikası üzerinden ulaşabilirsiniz. Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yayımlanan Çerez Uygulamaları Rehberi'nde yer alan ilkeler esas alınmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN YURT İÇİNDE AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, Kanun'un 8. maddesinde öngörülen şartlara uygun olarak ve işleme amaçlarıyla sınırlı biçimde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilmektedir:

Alıcı Grubu

Aktarım Amacı

Kargo ve lojistik firmaları

Siparişlerin alıcıya teslim edilmesi; iade ve değişim gönderilerinin yönetilmesi

Bankalar ile yetkili ödeme ve elektronik para kuruluşları

Ödeme ve tahsilat işlemlerinin gerçekleştirilmesi; iade bedellerinin ödenmesi

E-fatura/e-arşiv entegratörleri ve mali müşavirlik hizmeti alınan kişiler

Fatura düzenlenmesi; muhasebe ve vergisel yükümlülüklerin ifası

Yazılım, barındırma (hosting), bulut bilişim, e-posta ve SMS altyapı hizmeti sağlayıcıları

Site'nin işletilmesi; verilerin güvenli biçimde barındırılması; bilgilendirme iletilerinin gönderilmesi

İleti Yönetim Sistemi A.Ş. (İYS)

Ticari elektronik ileti onay ve ret kayıtlarının mevzuata uygun biçimde yönetilmesi

Avukatlar, danışmanlar ve denetim firmaları

Hukuki süreçlerin yürütülmesi; denetim faaliyetleri

Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli merciler

Mevzuattan doğan bilgi ve belge taleplerinin karşılanması

8. KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMASI

Kişisel verileriniz kural olarak yurt içinde barındırılan sistemlerde işlenmektedir. Kullanılan yazılım, bulut ve analitik hizmet sağlayıcılarının sunucularının yurt dışında bulunması veya açık rızanıza dayalı pazarlama çerezlerinin yurt dışı merkezli araçlarla çalışması hâlinde kişisel verileriniz yurt dışına aktarılabilmektedir. Bu tür aktarımlar, Kanun'un 7499 sayılı Kanun ile değişik 9. maddesi uyarınca; Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından hakkında yeterlilik kararı bulunan ülkelere yapılması, yeterlilik kararının bulunmaması hâlinde standart sözleşme, bağlayıcı şirket kuralları veya yazılı taahhütname gibi uygun güvencelerden birinin sağlanması yahut maddede sayılan arızi hâllerden birinin mevcudiyeti şartıyla gerçekleştirilmektedir. Yurt dışına aktarıma ilişkin süreçlerde Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri gözetilmektedir.

WhatsApp hattımız üzerinden iletişime geçilmesi hâlinde, ilgili uygulamanın sunucularının yurt dışında bulunması nedeniyle iletişim içeriği uygulama sağlayıcısı tarafından yurt dışında işlenebilmektedir; bu kanalın kullanılması ilgili kişinin tercihindedir.

9. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süreler ile mevzuatta öngörülen azami saklama ve zamanaşımı süreleri boyunca muhafaza edilmekte; bu sürelerin sonunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik'e uygun olarak periyodik imha dönemlerinde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hâle getirilmektedir. Başlıca saklama süreleri aşağıdadır:

Kayıt Türü

Saklama Süresi

Dayanak

Üyelik, sipariş ve müşteri işlem kayıtları

Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

6098 s. TBK m.146; 6102 s. TTK m.82

Fatura ve ticari defter kayıtları

5 yıl / 10 yıl

213 s. VUK m.253; 6102 s. TTK m.82

Mesafeli sözleşmelere ilişkin bilgilendirme, cayma ve teslimat kayıtları

3 yıl

Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği m.20

Ticari elektronik ileti onay, ret ve gönderim kayıtları

Onayın sona ermesinden / kayıt tarihinden itibaren 3 yıl

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik m.13

İnternet trafik (log) kayıtları

2 yılı aşmamak üzere mevzuatta öngörülen süre

5651 s. Kanun ve ilgili yönetmelikleri

Çerez kayıtları

Çerez Politikası'nda belirtilen süreler

Çerez Uygulamaları Rehberi

10. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİ

Şirketimiz, Kanun'un 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek ile verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda; SSL sertifikası ile şifreli veri iletimi, ağ ve uygulama güvenliği kontrolleri, erişim yetkilerinin görev bazlı olarak sınırlandırılması ve düzenli olarak gözden geçirilmesi, güçlü parola ve kimlik doğrulama politikaları, güvenlik duvarı ve kayıt (log) yönetimi, düzenli sızma testleri ve güvenlik denetimleri, çalışanlara yönelik farkındalık eğitimleri ve gizlilik taahhütleri ile kişisel veri işleyen hizmet sağlayıcılarla veri koruma hükümleri içeren sözleşmeler akdedilmesi uygulamaları yürütülmektedir. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde Kanun'un 12. maddesinin (5) numaralı fıkrası uyarınca durum en kısa sürede ilgilisine ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na bildirilir.

11. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Kanun'un 11. maddesi uyarınca Şirketimize başvurarak;

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,

b) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

c) Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

d) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

e) Kanun'un 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

g) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

12. BAŞVURU USULÜ

Yukarıda sayılan haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; kimliğinizi tevsik edici belgelerle birlikte “Yazlık Mahallesi Adnan Menderes Caddesi No:201 Serdivan / Sakarya” adresine yazılı olarak elden teslim edebilir veya noter kanalıyla gönderebilir; güvenli elektronik imza ya da mobil imza ile imzalamak yahut Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle bilgi@otomconcept.com adresine iletebilirsiniz.

Başvuruda; ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası ile talep konusunun bulunması zorunludur; konuya ilişkin bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

Talebiniz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde anılan Tebliğ'in 7. maddesinde öngörülen ücret talep edilebilir. Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz gün ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

13. AYDINLATMA METNİNDE DEĞİŞİKLİKLER

Şirketimiz, işbu Aydınlatma Metni'ni mevzuatta yapılacak değişiklikler ile veri işleme faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda her zaman revize etme hakkını saklı tutar. Güncel metin Site'de yayımlandığı tarih itibarıyla geçerlilik kazanır.

 

KVKK Başvuru Formu